Power AutomateでSharePointリストのレコードにユーザー単位のアクセス件を与える
SharePointリストはなかなかクセが強いデータベースですが、Power Automateから行に対してユーザー単位でみてもよいレコード、見えないレコードを制御できましたので紹介します。
まず、適当なSharePointリストを作成しました。SPOリストにはあらかじめ用意されているけれど隠されているID列を表示しておきます。2レコードほどテスト用に追加しました。
このリストのURLを、別のユーザーのブラウザで開いても、アクセス権がないのでアクセス要求画面になって開けません。
そこで使うのが「アイテムまたはフォルダーへのアクセス権の付与」アクションです。IDにはアクセス権を与えるレコード番号。受信者にはアクセス権を与えるユーザーを入れておきます。
ポイントは「ロール」の部分です。ここでCan Editを選べば編集権を与え、Can Viewを選ぶと閲覧のみで編集を制限してユーザーに見せることができます。
クラウドフローを実行した後で、アクセス権を与えたアデルさんのブラウザで開いてみると、２レコードのうちID１だけが編集可能な状態で表示されるようになりました。
アクセス権をはく奪するには
いちど与えた編集権をはく奪するには、「アイテムまたはファイルの共有を停止します」アクションを使います。使い方はIDを指定するだけ。
ID１が表示されていたアデルさんのリストから表示が消えました。
リスト上の値を用いてアクセス権を制御する
リストに編集者という列を作って、ここでレコード編集権限を制御するようにしてみましょう。
編集可能ユーザーという列を作りました。列をつくるときに「name」で作ってあとで日本語の列名に編集しなおしています。
トリガーを「アイテムまたはファイルが修正されたとき」に変更して、自動実行するように修正しました。
「項目の取得」では、自動トリガーで得たレコードの「ID」をつかって、そのレコードの「編集可能ユーザー」列に入力されているメールアドレスを取得します。
条件では、その値が空の場合、つまり式で作った「null」値と一致する場合には終了。そうでない場合には「編集可能ユーザー」に対してアクセス権を与えています。
とてもシンプルなクラウドフローですが編集権を与える前に、そのレコードに対する共有をいちど聞いているので、「編集可能ユーザー」の値を消した場合には、ちゃんと誰からも編集できなくなっているのがポイントです。
ユーザーさんに、いろいろ情報を入力してほしいけれど、ほかのユーザーさんには入力させたくない場合や、いちど入力させたら権限を編集から閲覧だけに制限したりと、いろいろ応用が利きそうなテクニックですので紹介しました。
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