FormsとPower AutomateでEntra IDのゲスト招待システム&棚卸システムをつくってみる（その７：棚卸編）

2025/05/06

今回から棚卸処理が始まります

過去６回にわたり、Formsを使ったゲスト招待システムの作成にお付き合いいただき、ありがとうございます。

いよいよ今回から棚卸処理を前回までとは別のクラウドフローで作っていきます。

基本的な考え方

クラウドフローのトリガーには１日１回実行させる繰り返しを使います。もう少し凝ってみたければ、以前に記事を書いたこちらを参考にしてもらうのも良いかと思います。

https://qiita.com/DaddyDaddy/items/08d6f20b6ed7bdd57967

ゲストを管理しているSPOリストから棚卸対象を一覧化する

SharePointリストには、InventoryDeadline列を用意しています。この列にはゲスト招待の申請の際に、何日間ゲストを有効にするかをリクエストするのですが、申請が通った日に日数を加えた日付が入っています。

ゲストの棚卸では、この日付の２週間前になったら、申請者（すでに退職している場合には承認者）に、ゲストとして招待した社外のユーザーを続けてゲスト扱いするかどうかを決めさせることにします。

今日の日付と棚卸期限が一致したら削除の対象となりますから、今日の日付に14日間を加えた日付と、招待期限（InventoryDeadline)の日付を比較します。

たとえば、本日が5/3なら期限を２週間前に控えた5/17よりも手前の日付である一覧を取得したいです。

Power AutomateではSharePointやExcelのテーブルから行の一覧を取得する際に、ODataフィルタークエリを利用できます。列名と以下のような演算子を使って、マッチした行だけに絞り込むことができます。

演算子	意味	例
`eq`	等しい（equal）	`Name eq 'Tanaka'`
`ne`	等しくない（not equal）	`Age ne 30`
`gt`	より大きい（greater than）	`Price gt 1000`
`ge`	以上（greater than or equal）	`Score ge 80`
`lt`	より小さい（less than）	`Age lt 18`
`le`	以下（less than or equal）	`Quantity le 50`

現在の日付から14日先の日付を取得して、InventoryDeadline列の値と比較して取得します。結果が正（True）となる値が取得できます。ついでに、 and 演算子も使ってApprovalStatusが’ゲスト’と一致する行に絞り込んでおきます。

これはゲストの申請中や、すでに削除されたものを取り除き、現在ゲストであり、かつ（And）期限が近い外部ユーザーだけを一覧化するためです。

申請者に棚卸リクエストメールを送信する

棚卸期日が近づいているゲストの申請者に、ゲストの取り扱いを決めてもらうためにメールを送信します。

受け取った申請者がメール上の選択肢を選ぶだけで棚卸ができると素晴らしいので、私も初めて使うアクションですが「オプションを指定してメールを送信します」を試してみます。まずは、自分自身にテストメールを送ってみて、どのようなメールが届くのか確認します。

届いたメールをOutlookで見てみると、以下のようなメールが届きました。どうやら青く表示されているボタンを押せば返信できるようです。

試しに、Choice2 をクリックしてみると、以下のような画面に変わりました。

クラウドフローの結果をみてみると、なんとChoice2が選択されたことが結果として記録されています！

これは素晴らしいのですが、問題があります。「複数の項目の取得」アクションで取得した複数の申請者に対して、Apply to eachで連続してメールを送信した場合、各ユーザーの入力結果が返されるまで待機するのでは？

と思いながら、試しに以下のような処理を作ってみました。申請者がメール上の選択肢をクリックした内容をTeamsで確認してみます。あらかじめSPOリストには棚卸対象を２行追加しておきました。

１件目のメールが届きました（承認者がJSONのままだったのはご愛嬌。メールも改行されていないので、HTMLの改行タグが必要みたい。あとで修正します。）

90日延長をクリックします。すると、Teamsには選択された日数が通知されました。

Apply to each　は待機したままです。２件目を処理したら終了するのでしょうが・・・1件目が完了するまで２件目には進まないんだろうか？

２件目はアデルさんを申請者としていたので、アデルさんは「ゲスト招待を終了」を選択してみます。するとApply to eachは終了しました。

再度実験

もういちどテストを実行してみます。今度は、アデルさんにメールが届いているかどうかを先に確認しましたが、届いていません。いっぽう、ループ１件目のdaddyさんの元にはメールが届いています。ということは、daddyさんが回答しないとアデルさんには棚卸メールは届かないということになります。これはいけない。

以下の２つの対策を施すことで、複数の申請者に対してメール送信と、その回答に対する処理が行われました。

対策１　コンカレンシー制御をつかう

Apply to eachで順番待ちをするのではなく各回を同時に処理するために、コンカレンシー制御の設定をすると良いようです。並列処理の次数は最大何件のメールをおくるかを想定して設定するとよいでしょう。

対策２　タイムアウトの設定

もうひとつは、「オプションを指定してメールを送信します」アクションのタイムアウト期間設定です。

いつまでも待機していてはリソースの無駄遣いですので、１週間でタイムアウトすることにして「P7D」と入力しました。

メール回答のテキストを数値に変えてSPOリストを更新

メールで回答された選択肢の日数と、それによって現時点から日数を加算した棚卸期限をSPOリストに書き込みます。

最初は以下のようにスイッチで条件わけしてSPOリストに書き込もうかとも思ったのですが、ちょっと冗長ですね。

変数をつかうと、コンカレンシー制御の場合には値が変わってしまうとのことだったので、「作成」のなかでif関数をつかって整数に変化しました。

//作成
if(equals(outputs('オプションを指定してメールを送信します')?['body/SelectedOption'], '90日延長'), 90,
   if(equals(outputs('オプションを指定してメールを送信します')?['body/SelectedOption'], '180日延長'), 180,
      if(equals(outputs('オプションを指定してメールを送信します')?['body/SelectedOption'], '360日延長'), 360,
         if(equals(outputs('オプションを指定してメールを送信します')?['body/SelectedOption'], 'ゲスト招待終了'), 0, null)))))

これをSPOリストに書き込みます。棚卸期限にはもともとの棚卸期限にメールで回答された日数を加算します。